REGISTRU DIGITAL: Sistem Avansat pentru Gestionarea Documentelor în SharePoint
Transformați managementul documentelor organizației dumneavoastră cu sistemul nostru specializat pentru înregistrarea cronologică în Microsoft SharePoint. Soluția completă pentru administrația publică, corporații, instituții educaționale și medicale.
Solicită o demonstrație
Ce este REGISTRU DIGITAL
Sistem specializat
REGISTRU DIGITAL transformă capacitățile native ale platformei Microsoft SharePoint într-un instrument avansat de înregistrare și urmărire cronologică a documentelor, oferind structură și organizare similară registrelor tradiționale, dar cu toate avantajele tehnologiei moderne cloud.
Funcționalități esențiale
Sistemul permite înregistrarea și monitorizarea documentelor în ordine cronologică, cu identificatori unici, datare automată și clasificare prin metadate personalizate, asigurând o gestiune riguroasă a întregului flux documentar la nivelul organizației.
Fundamentele Tehnologice

Cloud Microsoft 365
Infrastructură securizată și scalabilă
Platforma SharePoint
Gestionare avansată a conținutului
Arhitectură robustă
Performanță și fiabilitate
REGISTRU DIGITAL este construit pe arhitectura robustă a Microsoft SharePoint, platformă recunoscută pentru capabilitățile sale avansate în gestionarea documentelor și colaborare. Această fundație solidă asigură performanță optimă, securitate ridicată și compatibilitate perfectă cu întregul ecosistem Microsoft 365.
Înregistrarea Cronologică Automată
Încărcare Document
Adăugarea documentului în sistem
Identificare Unică
Generare automată număr de înregistrare
Metadate
Clasificare și indexare
Disponibilitate
Document disponibil pentru căutare și acces
Sistemul generează automat numere de înregistrare secvențiale pentru fiecare document adăugat, asigurând o ordine cronologică precisă. Această funcționalitate esențială transformă SharePoint într-un registru digital complet funcțional, comparabil cu registrele fizice tradiționale.
Metadate Avansate pentru Clasificare
Atribute Personalizabile
Configurați metadatele conform necesităților specifice ale organizației dumneavoastră, de la departamente și tipuri de documente până la niveluri de confidențialitate sau termene de valabilitate.
Căutare Facilă
Regăsiți rapid orice document utilizând oricare dintre criteriile de clasificare, eliminând timpul pierdut cu căutarea manuală în foldere sau registre fizice.
Filtrare Avansată
Creați vizualizări personalizate ale documentelor în funcție de metadata, permițând raportare și analiză instantanee a documentelor din orice categorie.
Controlul Versiunilor Documentelor
Crearea documentului inițial
Prima versiune înregistrată în sistem, cu metadate complete
Modificări și revizii
Fiecare modificare este salvată ca o nouă versiune, cu păstrarea istoricului complet
Comparare versiuni
Identificarea rapidă a diferențelor între versiuni pentru verificare și audit
Restaurare versiuni anterioare
Posibilitatea revenirii la orice versiune anterioară în caz de necesitate
Fluxuri de Lucru Automatizate
Creare Document
Inițierea procesului documentar
Aprobare
Validare de către responsabili
Distribuire
Transmitere către părțile interesate
Arhivare
Stocare și clasificare finală
REGISTRU DIGITAL implementează fluxuri de lucru personalizabile pentru aprobarea, distribuirea și arhivarea documentelor, automatizând procesele administrative repetitive și reducând erorile umane. Aceste fluxuri de lucru pot fi adaptate perfect la procedurile specifice organizației dumneavoastră.
Securitate și Control al Accesului
Permisiuni Granulare
Configurați accesul la nivel de document, bibliotecă sau site, asigurând că informațiile sensibile sunt disponibile doar persoanelor autorizate conform politicilor organizaționale.
Criptare Avansată
Documentele sunt protejate prin criptare atât în timpul transferului cât și pe server, asigurând confidențialitatea informațiilor în orice moment.
Jurnal de Audit
Monitorizați cine a accesat, modificat sau distribuit fiecare document, menținând o evidență completă a activității pentru conformitate și securitate.
Transformare Digitală Accelerată

Eliminarea registrelor fizice
Înlocuirea completă a evidențelor pe hârtie
Automatizarea proceselor
Reducerea procedurilor manuale și administrative
Informatizarea raportării
Obținerea de date și metrici în timp real
Inovație organizațională
Adopția de noi metode de lucru și colaborare
Implementarea REGISTRU DIGITAL reprezintă un pas important în procesul de transformare digitală a organizației, permițând trecerea de la procesele tradiționale bazate pe hârtie la un sistem informatic modern, eficient și transparent.
Eficiență Operațională Îmbunătățită
85%
Reducere timp
Scăderea timpului necesar pentru procesarea și găsirea documentelor față de sistemele tradiționale
60%
Economie costuri
Reducerea costurilor asociate cu imprimarea, depozitarea și gestionarea documentelor fizice
95%
Acuratețe
Creșterea preciziei înregistrărilor prin eliminarea erorilor umane din procesul manual
Automatizarea înregistrării cronologice a documentelor reduce semnificativ timpul dedicat procesării manuale și permite personalului să se concentreze pe activități cu valoare adăugată mai mare, crescând productivitatea generală a organizației.
Conformitate și Audit Facilitat
Respectarea Reglementărilor
Asigurarea conformității cu legislația privind gestiunea documentelor și arhivarea electronică conform normelor în vigoare.
Trasabilitate Completă
Monitorizarea întregului ciclu de viață al documentelor, de la creare până la arhivare sau eliminare, cu marcaje temporale precise.
Rapoarte Detaliate
Generarea de rapoarte comprehensive pentru audituri interne sau externe, cu date exacte despre gestionarea documentelor.
Politici de Retenție
Implementarea automată a politicilor de păstrare a documentelor conform cerințelor legale și organizaționale.
Accesibilitate și Colaborare Sporită
Documentele înregistrate în REGISTRU DIGITAL sunt accesibile instantaneu de oriunde, facilitând colaborarea între echipe distribuite geografic sau în regim de telemuncă. Membrii echipei pot lucra simultan pe aceleași documente, pot adăuga comentarii și pot urmări modificările, crescând eficiența colaborării și reducând timpul necesar finalizării proiectelor.
Integrare în Ecosistemul Microsoft 365
Microsoft Teams
Accesați și editați documentele direct din conversațiile și canalele Teams, menținând contextul discuțiilor.
Outlook
Înregistrați e-mailuri și atașamente direct în registrul digital, păstrând legătura cu corespondența electronică.
Power BI
Creați tablouri de bord și rapoarte avansate pentru analiza fluxurilor documentare și a performanței proceselor.
Power Apps
Dezvoltați aplicații personalizate care se integrează cu registrul digital pentru cazuri de utilizare specifice.
Procesul de Implementare
Analiză și Consultanță
Evaluăm nevoile specifice ale organizației dumneavoastră și elaborăm un plan personalizat de implementare. Această etapă include identificarea tipurilor de documente, a fluxurilor de lucru existente și a cerințelor de securitate și conformitate.
Configurare și Personalizare
Configurăm sistemul REGISTRU DIGITAL conform specificațiilor identificate, adaptând interfața, metadatele și fluxurile de lucru la procedurile organizației dumneavoastră.
Migrare Date
Transferăm documentele existente în noul sistem, asigurând clasificarea corectă și integritatea datelor istorice pentru a păstra continuitatea evidențelor documentare.
Instruire și Suport
Oferim sesiuni de training pentru utilizatori și administratori, precum și documentație detaliată și suport continuu pentru a asigura adoptarea cu succes a noului sistem.
Experiență de Utilizare Intuitivă
Interfața prietenoasă a sistemului permite utilizatorilor să înregistreze și să găsească documente rapid, fără a necesita cunoștințe tehnice avansate. Procesul de înregistrare a unui nou document este simplificat la maximum, solicitând completarea doar a câmpurilor esențiale pentru o experiență optimă de utilizare.
Monitorizare și Raportare Avansată
Tablouri de bord
Vizualizați în timp real starea fluxurilor documentare și indicatorii cheie de performanță printr-o interfață intuitivă și personalizabilă.
Rapoarte de eficiență
Monitorizați timpii de procesare a documentelor și identificați oportunități de optimizare a fluxurilor de lucru pentru creșterea productivității.
Analiza blocajelor
Identificați rapid punctele problematice din fluxurile documentare și luați măsuri corective bazate pe date concrete.
REGISTRU DIGITAL pentru Administrația Publică
Gestionarea Corespondenței Oficiale
Sistem complex pentru înregistrarea, urmărirea și arhivarea documentelor oficiale și a petițiilor cetățenilor conform legislației în vigoare.
Transparență Administrativă
Facilitarea accesului la informații publice și asigurarea transparenței proceselor administrative pentru cetățeni și entități externe.
Conformitate Legislativă
Respectarea normelor legale privind arhivarea electronică și gestionarea documentelor în instituțiile publice din România.
Eficientizarea Serviciilor Publice
Reducerea birocrației și a timpilor de răspuns pentru cetățeni prin automatizarea proceselor documentare.
REGISTRU DIGITAL pentru Organizații Corporative
Gestionarea Contractelor
Sistem integral pentru înregistrarea, monitorizarea și administrarea contractelor comerciale, cu notificări automate pentru termene importante și reînnoiri.
  • Înregistrare cronologică și clasificare avansată
  • Urmărire termene și obligații contractuale
  • Flux de aprobare multi-nivel
Documente Juridice
Soluție specializată pentru departamentele juridice, oferind evidența completă a documentelor legale și asigurând respectarea termenelor procedurale.
  • Acces securizat la documente confidențiale
  • Istoricul complet al modificărilor
  • Arhivare conformă cu cerințele legale
REGISTRU DIGITAL pentru Instituții Educaționale
Documente Academice
Gestionarea actelor de studii, diplomelor și certificatelor emise de instituție
Cercetare Științifică
Organizarea lucrărilor științifice, articolelor și materialelor de cercetare
Proiecte Educaționale
Administrarea documentației pentru proiecte și granturi
Evidența Studenților
Gestionarea dosarelor și situațiilor școlare ale studenților
REGISTRU DIGITAL pentru Servicii Medicale
Studiu de Caz: Implementare în Administrația Publică
Provocarea: Primăria unui oraș cu 150.000 de locuitori
Primăria se confrunta cu volume mari de documente (peste 500 zilnic), gestionare ineficientă a corespondenței, timp lung de răspuns către cetățeni și dificultăți în găsirea documentelor istorice. Sistemul vechi pe hârtie ducea la pierderi de documente și consumuri mari de resurse.
Soluția implementată: REGISTRU DIGITAL complet
Am implementat un sistem personalizat pentru înregistrarea cronologică a documentelor, cu fluxuri de lucru adaptate pentru 12 departamente, integrare cu portalul cetățeanului și sistemul de semnătură electronică, plus migrarea arhivei electronice existente.
Rezultate obținute după 6 luni
  • Reducerea timpului de procesare a documentelor cu 72%
  • Economii de peste 15.000 EUR în costuri cu hârtia și spațiul de depozitare
  • Îmbunătățirea satisfacției cetățenilor cu 68%
  • Creșterea transparenței administrative și conformității cu legislația
Studiu de Caz: Companie Privată
O companie de distribuție cu 250 de angajați a implementat REGISTRU DIGITAL pentru gestionarea contractelor cu furnizorii și clienții. Rezultatele după 3 luni de utilizare arată îmbunătățiri semnificative în toate aspectele procesării documentelor, cu reduceri de costuri și creșterea satisfacției angajaților implicați în procesele administrative.
Prețuri și Pachete
REGISTRU DIGITAL Standard
Pentru organizații mici și mijlocii
  • Până la 10 utilizatori concurenți
  • Înregistrare cronologică automată
  • Metadate personalizabile (10 câmpuri)
  • Fluxuri de lucru predefinite
  • Asistență tehnică în timpul programului de lucru
REGISTRU DIGITAL Professional
Pentru organizații mijlocii și departamente
  • Până la 50 utilizatori concurenți
  • Toate funcțiile pachetului Standard
  • Metadate avansate (25 câmpuri)
  • Fluxuri de lucru personalizabile
  • Integrare cu alte sisteme
  • Asistență tehnică extinsă
REGISTRU DIGITAL Enterprise
Pentru organizații mari și instituții
  • Utilizatori nelimitați
  • Toate funcțiile pachetului Professional
  • Metadate complet personalizabile
  • Dezvoltare fluxuri complexe
  • Integrare completă cu sistemele existente
  • Asistență tehnică 24/7
  • Servicii de consultanță dedicate
Echipa Noastră de Experți
Echipa noastră de specialiști combină expertiza tehnică în platforma SharePoint cu înțelegerea aprofundată a proceselor documentare din diverse industrii. Consultanții, dezvoltatorii și specialiștii în implementare lucrează îndeaproape cu organizația dumneavoastră pentru a asigura succesul proiectului și adoptarea optimă a soluției.
Parteneriate și Certificări
Partener Microsoft Gold
Suntem parteneri certificați Microsoft Gold în categoria "Content Services", demonstrând expertiza noastră de top în soluții bazate pe platforma SharePoint și ecosistemul Microsoft 365.
Certificare ISO 27001
Implementăm soluții în conformitate cu standardele internaționale de securitate a informației, asigurând protecția datelor clienților noștri la cele mai înalte standarde.
Conformitate GDPR
Toate soluțiile noastre sunt proiectate cu respectarea strictă a reglementărilor privind protecția datelor personale, asigurând conformitatea organizației dumneavoastră.
Resurse și Documentație
Manuale de Utilizare
Ghiduri complete pentru utilizatori și administratori, disponibile în format digital și ca help integrat în aplicație.
Tutoriale Video
Serii de videoclipuri explicative pentru toate funcționalitățile și procesele sistemului REGISTRU DIGITAL.
Webinarii Educaționale
Sesiuni online regulate cu experții noștri pentru aprofundarea cunoștințelor și prezentarea noutăților.
Comunitate de Utilizatori
Forum dedicat pentru schimb de experiență, bune practici și răspunsuri la întrebări frecvente.
Program de Training
1
Utilizare de Bază
Familiarizarea cu interfața și funcțiile fundamentale ale sistemului REGISTRU DIGITAL
Funcționalități Avansate
Explorarea în profunzime a capabilităților de metadate, căutare și raportare
3
Administrare Fluxuri de Lucru
Crearea și gestionarea fluxurilor personalizate pentru optimizarea proceselor
Administrare Sistem
Configurarea și mentenanța platformei pentru administratorii IT
Programul nostru de training este structurat modular și poate fi personalizat în funcție de nevoile specifice ale organizației dumneavoastră. Sesiunile sunt disponibile atât în format online, cât și la sediul clientului, pentru experiență optimă de învățare.
Suport Tehnic și Asistență
24/7
Disponibilitate
Suport tehnic disponibil non-stop pentru clienții Enterprise
15 min
Timp răspuns
Timp mediu de răspuns inițial pentru incidente critice
98.5%
Rezolvare
Rata de rezolvare a incidentelor în prima sesiune de suport
99.9%
Uptime
Disponibilitatea garantată a serviciului în SLA
Integrare cu Sisteme Existente
Sisteme ERP
Integrare cu SAP, Oracle, Microsoft Dynamics și alte sisteme ERP
2
Sisteme CRM
Conectare cu Salesforce, Dynamics CRM și alte platforme de relații cu clienții
Email și Comunicații
Integrare cu Exchange, Gmail și alte sisteme de email
Aplicații Specifice
Conectori personalizați pentru sisteme proprii sau de nișă
Securitate și Confidențialitate Date

2

3

Criptare multi-nivel
Protecție avansată a informațiilor sensibile
2
Autentificare sigură
Verificare în doi pași și integrare cu Azure AD
3
Control acces granular
Permisiuni detaliate bazate pe roluri
Audit complet
Înregistrare detaliată a tuturor acțiunilor
Backup și recuperare
Protecție împotriva pierderii datelor
Securitatea datelor reprezintă o prioritate absolută pentru noi. REGISTRU DIGITAL implementează cele mai avansate tehnologii de protecție a informațiilor, respectând toate standardele și reglementările aplicabile în România și Uniunea Europeană. Infrastructura Microsoft Azure asigură redundanță geografică și protecție împotriva amenințărilor cibernetice.
Procesul de Migrare Date
Analiza Sistemului Existent
Evaluăm structura, volumul și formatul datelor din sistemul actual pentru a dezvolta strategia optimă de migrare. Această etapă include identificarea documentelor esențiale și stabilirea priorităților pentru transferul datelor.
Planificare și Pregătire
Elaborăm un plan detaliat de migrare, cu stabilirea cartografierii între vechiul și noul sistem, pregătirea infrastructurii și programarea activităților pentru minimizarea întreruperilor operaționale.
Migrare și Validare
Executăm transferul datelor conform planului stabilit, cu verificări riguroase pentru asigurarea integrității. Procesul include validarea metadatelor și testarea accesibilității documentelor în noul sistem.
Personalizare și Dezvoltare
Personalizare Interfață
Adaptăm aspectul și funcționalitățile interfeței pentru a reflecta identitatea și procesele organizației dumneavoastră:
  • Branding corporativ
  • Adaptare la fluxurile specifice
  • Optimizare pentru diferite dispozitive
Dezvoltare Funcționalități Speciale
Creăm module și extensii personalizate pentru a răspunde cerințelor specifice ale organizației:
  • Formulare personalizate
  • Rapoarte specializate
  • Integrări cu sisteme proprii
Extinderi și Module Opționale
Semnătură Electronică Avansată
Modul pentru semnarea electronică a documentelor cu valoare juridică, în conformitate cu legislația din România și reglementările UE (eIDAS).
Scanare și OCR
Sistem de scanare a documentelor fizice cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR) și indexare automată a conținutului pentru căutare avansată.
Aplicație Mobilă Dedicată
Aplicație pentru dispozitive iOS și Android care permite accesarea și gestionarea documentelor din registru direct de pe smartphone sau tabletă.
Analitică Avansată
Instrumente de analiză și Business Intelligence pentru monitorizarea fluxurilor documentare și optimizarea proceselor organizaționale.
Servicii de Consultanță
Echipa noastră de consultanți oferă servicii specializate pentru a maximiza beneficiile implementării REGISTRU DIGITAL. De la analiza proceselor existente până la proiectarea arhitecturii informaționale optime, experții noștri vă ghidează în fiecare etapă a transformării digitale. Serviciile sunt personalizate pentru fiecare client, ținând cont de specificul industriei și obiectivele organizaționale.
Contactați-ne Pentru o Demonstrație
Solicitați o Demonstrație
Completați formularul de contact sau sunați-ne pentru a programa o demonstrație personalizată a sistemului REGISTRU DIGITAL adaptat nevoilor organizației dumneavoastră.
Analiză de Necesități
Consultanții noștri vor evalua cerințele specifice ale organizației dumneavoastră și vor propune soluția optimă pentru gestionarea documentelor.
Implementare Personalizată
Dezvoltăm și implementăm soluția REGISTRU DIGITAL adaptată perfect fluxurilor și proceselor dumneavoastră organizaționale.
Email: contact@registru.digital | Website: https://ro.registru.digital | Portal SharePoint: https://sharepoint.registru.digital